Méthodes,  Productivité

La Matrice d’Eisenhower: l’outil de priorisation

Si vous êtes continuellement stressé.

Que vous manquez de:

  • temps
  • productivité
  • créativité

Alors, j’ai juste ce qu’il vous faut!

La Matrice d’Eisenhower

Rendue célèbre par l’auteur à succès, Stephen Covey dans son livre “Les 7 habitudes de ceux qui réalisent tout ce qu’ils entreprennent”, cet outil de priorisation et de gestion du temps vous aidera au quotidien à savoir:

  • quoi faire
  • par où commencer
  • quand dire Oui ou Non à une sollicitation

“De la clarté naîtra la sérénité” (Magali Cochez)

Quelques rappels concernant Eisenhower

portrait d'Eisenhower 
article: la Matrice d'Eisenhower
https://par-le-temps-qui-court.fr
Magali Cochez

Dwight David Eisenhower dit Ike est l’un des dirigeants Américains qui marqua l’Histoire à l’encre indélébile.

Tour à tour:

  • chef d’état-Major des Forces armées durant la seconde guerre mondiale
  • président des États unis de 1953 à 1961

On lui doit notamment:

  • la course à l’espace
  • le développement du réseau autoroutier inter Etats
  • le développement de l’armement nucléaire en pleine guerre froide.

Son efficacité louée durant toutes ces années trouve sa source auprès d’une matrice de priorisation qu’il met en place très tôt et qui porte depuis son nom.

Qu’est ce que la Matrice d’Eisenhower?

La Matrice d’Eisenhower est tout simplement un tableau à double entrée ayant pour but de définir l’ordre de priorisation des tâches.

  • l’axe horizontal définit le niveau d’urgence
  • l’axe vertical, celui de l’importance 
Matrice d'Eisenhower
article: la Matrice d'Eisenhower
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Magali Cochez

chaque tâche sera ainsi classée dans l’une des cases suivantes:

  • Urgent et Important
  • Important mais non Urgent
  • Urgent mais non Important
  • non Urgent et non Important

Dis comme cela, ça à l’air simple. Il n’en est rien, croyez-moi!

La principale difficulté réside dans le fait que nous confondons bien trop souvent ce qui est urgent et ce qui est important. Or

“Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent est rarement important.” (Dwight David Eisenhower)

Il nous faut comprendre que par important nous entendons:

Les tâches qui nous rapprochent de nos objectifs de vie à long terme.

D’où l’importance d’y avoir bien réfléchi au préalable et de l’avoir planifié. 

Si besoin, je vous renvoie au résumé que j’ai fait du livre The One Thing.

Bien entendu, une tâche peut tout à fait passer d’un quadrant à un autre. En cas,  notamment, de procrastination chronique.

Matrice d’Eisenhower: quelques exemples concrets

Quadrant 1: Urgent et Important

illustration 1
article: la Matrice d'Eisenhower
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Magali Cochez

Bon là, on l’aura compris, c’est la priorité des priorités.

On arrête tout et on s’y met!

On trouvera ici:

  • les imprévus tels que les démarches administratives faisant suite à un accident de la vie (accident de voiture, décès …)
  • des tâches en lien avec nos objectifs de vie (qui auraient dû se trouver dans le quadrant suivant) que nous avons mal (ou pas) planifié et pour lesquelles une date butoire arrive très prochainement.

Le problème de ce quadrant est que l’on est le plus souvent en mode réactif. Le risque de “bâcler” ce que l’on doit faire faute de temps est plus que probable.

Il en résulte un niveau de stress bien trop élevé.

Quadrant 2: Important mais non Urgent

illustration 2
article: la Matrice d'Eisenhower
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Magali Cochez

C’est la case la plus importante de notre Matrice!

Elle renferme toutes les tâches qu’il faut privilégier.

Les actions à accomplir ici sont bénéfiques pour nous sur le moyen-long terme.

Ce peut-être:

  • avoir une activité physique (pour se maintenir en bonne santé)
  • équilibrer son alimentation
  • lire et se former
  • passer du temps de qualité avec ses proches et ceux que l’on aime
  • apporter de la valeur au monde

Il est primordial de programmer dans son agenda:

  • des plages horaires leurs étant entièrement dédiées
  • les points d’étapes (pour mesurer l’état d’avancement)
  • des échéances (3 mois, 1 an, 5 ans)

au risque de se retrouver à tout le temps prioriser les urgences (réelles ou imaginaires) au détriment de ces dernières.

Au cas où vous vous retrouveriez avec un nombre conséquent d’actions listées, pensez à utiliser la loi de Pareto ou principe 80/20. Vous aurez alors un deuxième niveau de priorisation.

Quadrant 3: Urgent mais non Important

illustration 3
article: la Matrice d'Eisenhower
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C’est typiquement le quadrant des sollicitations extérieures:

  • emails
  • coups de fils
  • demandes d’un tiers (employeur, collègue, famille …)

mais aussi:

  • les tâches en lien avec un offre promotionnelle
  • les tâches ménagères

A moins que votre aval ou votre expertise ne soit indispensable, c’est ici que l’on pourra déléguer un maximum de tâches.

Le but étant que le quadrant 3 ne prenne jamais le pas sur le quadrant 2.

Quadrant 4: non Important et non Urgent

illustration 4
article: la Matrice d'Eisenhower
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Magali Cochez

Se retrouvent ici toutes les tâches non importantes et non urgentes comme:

  • scroller sur les réseaux sociaux
  • jouer en ligne
  • regarder une série
  • traîner en ville

Si vous manquez cruellement de temps et êtes débordé, c’est ici que vous devrez supprimer des items.

Contrairement à ce que certains préconisent, je ne recommande pas de tout rayer. Nous ne sommes pas des robots et avons besoin de moments de détente et de repos durant lesquels nos batteries se rechargent.

Veillez simplement à contraindre au maximum le temps que vous leurs allouez (5 à 10% me semble raisonnable).

Conclusion:

La Matrice d’Eisenhower est un des outils que j’utilise quotidiennement.

(note à moi-même: faire une vidéo sur la Matrice d’Eisenhower (Important et non Urgent))

Essayez là dès aujourd’hui car il faut un petit temps d’adaptation pour, notamment, réussir à alléger les tâches des quadrants 1.3 et 4.

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ça fait toujours plaisir

Magali Cochez

15 Comments

  • Wendy

    Hello! Je trouve que c’est un outil très efficace quand on commence à établir une discipline en vue d’un objectif. Souvent, on est paumé et, soit on se débat sans méthode, soit on essaie d’adopter des méthodes plus compliquées alors qu’on n’a pas encore l’état d’esprit adapté pour se plier à une grande rigueur. J’aime la matrice d’Eisenhower car , même si on la garde à un niveau simple, elle permet de clarifier ses priorités.

  • Gaëlle

    Très bon article ! Je ne connaissais pas cette méthode d’organisation, mais elle me semble simple et efficace. Donc à tester 😉. Je n’aime pas les systèmes où tu mets une semaine à comprendre le fonctionnement. Donc parfait, merci !

    • MaGali

      c’est sûr, c’est nettement plus simple à mettre en place et à adopter que la méthode GTD :)))
      Je suis contente si elle peut t’aider au quotidien.

  • David J

    Simple et efficace! J’aime beaucoup la matrice d’Eisenhower, je l’ai personnellement en tête et je sais que c’est en gros une erreur. En temps normal, j’ai ma To-do list que je transmet ensuite sur la matrice pour priorisé. Mais aujourd’hui j’ai tellement découpé mes objectifs et que j’ai une grosse partie dans ma tête, les préoccupations sont inscrites dans un carnet qui me sert de To-Do list, que je vide uniquement le week-end. Je suis vraiment bien cablé sur mes objectifs depuis que procède ainsi. J’aimerai toutefois essayer de nouveaux ces techniques d’organisation, je suis curieux de voir si je serai encore meilleur! Merci pour cet article Magali

    • MaGali

      Même si je l’utilise depuis longtemps, je m’oblige à tout noter pour ne surtout rien oublier et avoir l’esprit serein. disponible pour autre chose. Dis moi David si en t’y remettant, tu réussis encore à t’améliorer.

  • Maëva

    Bravo pour cet article, j’aime beaucoup utiliser cet outils pour m’organiser et prioriser mes tâches. Je le trouve très pertinent et il me permet de moins procrastiner

  • Alex

    Merci pour ces rappels très utiles ! Comme toi, j’ai découvert cette matrice dans les 7 Habitudes il y a… quelque chose comme 25 ans ! 😱
    L’avoir en tête est très utile pour prendre un peu de recul au milieu du rush (“ah tiens, je suis dans le cadrant 3 là…”).
    Mais je dois reconnaître que je n’ai pas beaucoup réussi à progresser pour autant dans ma gestion des priorités…
    Finalement, c’est en quittant mon poste de manager et l’entreprise dans laquelle je travaillais que j’ai réussi à fortement limiter ce fameux quadrant 3 (souvent en fait les priorités des autres) et que j’ai enfin pu beaucoup mieux développer le quadrant 2 (en particulier en mettant en place une routine matinale).
    Comme toi, je suis convaincu qu’il ne faut pas chercher à réduire à néant le quadrant 4. Ou en tous cas qu’on peut débattre de “l’importance” de certaines actions qui y tombent, comme regarder une série. De temps en temps, il n’y a pas de mal à se divertir pour le plaisir ! 😊

  • Ukulele Liberte

    Un outils très interessant.
    je l’ai utilisé un temps et je le couplais à la technique Pomodorro (enchainement de séances de 25 mn de travail / 5 mn de pose)…
    C’est très efficace.
    Mais je n’avais pas retenu son nom !
    Merci Magali car un rappel est toujours bon surtout avec des exemples 🤙

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