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Productivité

Comment utiliser efficacement un agenda

De nos jours, tout le monde possède un ou plusieurs agendas.

Pour autant, en notant que RDV fixes ou dates butoires, la plupart d’entre nous n’exploite que très partiellement et imparfaitement cet outil formidable de gestion du temps.

Alors voyons ensemble comment utiliser efficacement un agenda!

Un héritage du passé

Souvenez-vous de cette époque plus ou moins lointaine qu’était le collège. C’est en général à ce moment-là que l’on abandonnait ce vieux cahier de texte bien trop bébé au profit d’un superbe agenda.

Il nous servait à noter leçons et exercices à réaliser avant une date définie par un professeur.

Je crois que ce n’est un secret pour personne mais, même si tout un chacun s’accorde sur le fait qu’il est préférable d’anticiper, la majorité des élèves ne l’entend pas de cette oreille et préfère manifestement travailler dos au mur 😉

Cela prête à sourire cependant force est de constater que les pratiques ne diffèrent finalement pas tant que ça à l’âge adulte.

J’ai une bonne nouvelle. Aujourd’hui est le meilleur jour pour enterrer ces vieilles pratiques et enfin utiliser efficacement ce fichu agenda.

Nouvelles méthodes = nouveaux bénéfices

Faire autrement d’accord mais pour quels bénéfices :

  • Accorder du temps à ses priorités
  • Ne plus se faire voler son temps par autrui
  • Sortir du diktat de l’urgence
  • Être plus efficace
  • Soulager sa charge mentale
  • Être plus libre
  • Positionner les points d’étapes nécessaires à la bonne réalisation d’un objectif

Au préalable

Quelques pré-requis sont nécessaires à la bonne réalisation de notre agenda 2.0.

Il faut:

  • Définir ses priorités (The One Thing)
  • Avoir définit un plan d’action avec points d’étapes pour nos objectifs
  • Avoir une idée approximative du temps nécessaire à l’accomplissement de différentes tâches. Pour cela, chronomètrez-vous pendant une semaine. Les créneaux affectés n’en seront que plus réalistes.
  • Être à l’écoute de son corps pour connaître ses variations d’énergie au cours de la journée. (L’énergie ou le pilier de la gestion du temps)
  • Avoir constitué une liste de tâches classées suivant leur ordre d’importance et d’urgence.

Comment faire pour utiliser efficacement un agenda

Un agenda unique

Ou plus exactement un support unique duquel on peut voir en un coup d’œil les différents RDV ou créneaux afférents à notre vie Pro et Perso.

En effet, quelle perte de temps et de source d’erreur lorsque l’on jongle entre différents agendas surtout si ceux-ci sont encore au format papier.

Privilégiez une version numérique

Même si j’aime le contact du papier et que l’objet en lui-même est plaisant, les nombreuses fonctionnalités supplémentaires qu’offrent les versions numériques comme Google Agenda me les font définitivement préférer.

En quelques clics, on peut:

  • importer un ou plusieurs agendas de différents sites
  • partager ses agendas (très pratiques entre membres d’une même famille ou d’une même équipe)
  • programmer des rappels pour ne plus jamais oublier de rdv importants

Des créneaux réservés pour nos priorités

Il faut absolument réserver des créneaux pour faire avancer nos priorités. Cela revient à prendre des RDV avec soi-même.

Ne pas le faire c’est s’exposer aux sollicitations d’autrui qui ne manqueront pas d’arriver.

On se retrouve à faire passer les priorités des autres avant les nôtres.

Bien entendu, ces mêmes créneaux devront être stratégiquement placés aux horaires où l’on sait avoir un maximum d’énergie.

Définir des créneaux e-mails ou téléphone

A chaque fois que l’on passe d’une tâche à une autre, il nous faut un temps d’adaptation pour retrouver notre pleine concentration (23 minutes en moyenne).

Or, si l’on ne fait pas attention, notre journée type ressemble rapidement à cela:

  • travailler
  • répondre à un mail
  • re-travailler
  • répondre au téléphone
  • répondre à un collègue qui nous interpelle
  • re-travailler…

Tout sauf efficace!

Mieux vaut réserver 2-3 créneaux où l’on ne fera que répondre à nos emails ou téléphone…

Rassurons-nous; Rare sont les véritables urgences.

Accompagner notre agenda d’une liste de tâches

Nous avions vu précédemment l’importance de classer les tâches suivant deux axes (importance et urgences).

Il sera aussi utile d’annoter dans lesquelles nous pouvons les mener à bien (bureau, maison, avion…) ainsi que le niveau d’énergie requis.

De manière à regrouper, là aussi, sur un même créneau les actions de même “nature”.

Et l’imprévu dans tout cela

Bien entendu, aucune journée ne se déroule exactement comme du papier à musique (ce serait trop simple). Imprévus et opportunités ne manquent jamais de pointer le bout de leur nez.

Le maître mot ici est:

Flexibilité

Et pour cela, gardez-vous 30% de temps environ qui feront office de zones tampon.

Privilégiez les RDV extérieurs en début ou fin de journée

Dans la mesure du possible, orientez vos RDV extérieurs sur ces créneaux ce qui évitera des temps de trajets inutiles.

Domicile-RDV-travail

sera toujours plus court que

Domicile-travail-RDV-travail

Rdv avec les bavards en fin de matinée

Juste avant midi!

Ce qui laisse toujours la possibilité d’embrayer sur un déjeuner de travail pour poursuivre la discussion.

 Les erreurs à éviter

  • Charger son agenda
  • utiliser son agenda comme une liste de tâches

Voici les quelques points importants à connaitre pour utiliser efficacement son agenda. Prochainement je vous montrerai les astuces que j’utilise personnellement pour paramétrer mon Google agenda.

Et vous, quel type d’agenda utilisez-vous?

6 Comments

  • Objectif Bucket List

    Merci pour cet article. Je crois que tu as effectivement raison. Mieux vaut savoir organiser ses priorités (et faire des choix) que multiplier les agendas et tenter de tout faire. Mais ce n’est pas forcément facile !! En tout cas, pour ce qui est de l’utilisation des agendas numériques pour alléger la charge mentale, je suis 100% conquise. Grâce aux rappels, plus de peur d’oublier un rendez-vous, c’est magique.

    • MaGali

      C’est vrai que ce n’est pas toujours facile de faire des choix. Par définition, cela oblige à renoncer et l’être humain à horreur de perdre.
      Quand aux agendas partagés, je ne peux plus m’en passer (ma fille non plus :))) )

  • Lucie A.

    Merci pour cet article!
    Un élan vers l’art de vivre son temps pour se détacher de la charge mentale.
    Des idées pratiques et efficaces que je ne manquerai pas de mettre en pratique.
    À bientôt 😊

  • Vincent VERDIER

    Super article Magali, je planifie personnellement tout mon mois à l’avance et ça aide beaucoup ! Tout le mois je note sur une feuille toutes les tâches qui arrivent et qui ne sont pas prioritaire et que je pourrai planifier le mois prochain. Je réserve des créneaux chaque semaine pour mes clients et pour mes projets. Puis grâce à la matrice d’eisenhower je trie ce qui est urgent ou non cela m’aide à prendre les bonnes décisions 🙂

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