Aujourd’hui, l’article que je vous ai préparé « comment gérer ses emails à la rentrée » participe à un évènement inter-blogueurs initié par Mylène du blog Les astuces de Mylène.Je vous recommande tout particulièrement la lecture de cet excellent article: Les 5 chiffres sur l’encombrement de nos maisons qui souligne bien la nécessité de désencombrer nos vies.

Le thème de ce carnaval d’articles étant “Comment bien préparer sa rentrée?”, j’en ai profité pour vous apprendre à gérer vos emails en cette période de retour de vacances.

70%!

C’est le nombre de personnes ayant plus de 1000 emails dans leur boîte de réception. Qui plus est, 76% ne la vident jamais.

Le cadre est posé. A eux seuls, ces deux chiffres illustrent le rapport que de nombreuses personnes entretiennent avec leur messagerie électronique.

Faute de savoir gérer efficacement les centaines d’emails arrivant quotidiennement, il n’est pas rare de les retrouver totalement submergés et abattus.

La rentrée et son cortège de bonnes résolutions (comme au premier de l’an) constitue en cela une période privilégiée pour mettre en place de nouvelles habitudes.

En effet, qui n’a pas connu de grand moment de solitude à l’ouverture de sa messagerie au de retour de vacances?

Avant toute chose, demandons nous pourquoi nettoyer notre boîte de réception est si important.

Pour diminuer notre niveau de stress. 

Le risque d’oublier ou de ne pas traiter un mail important étant malheureusement proportionnel au nombre de messages en souffrance, savoir sa boîte de réception nettoyée allège considérablement notre charge mentale.

Pour gagner du temps.

Il n’est pas rare que la journée en entreprise notamment débute par 2h00 de traitement des emails.

C’est non seulement beaucoup trop mais cela entraîne surtout un manque ,de productivité évident.

Pour alléger notre empreinte carbone

Classer et oublier des documents numériques sur un serveur est si facile que la question de la surconsommation énergétique des data-centers est devenue un vrai problème de société.

Le traitement des emails que je vous propose ici est basé sur la méthode GTD (Getting Thing Done) de David Allen qui permet de choisir rapidement, pour chaque information arrivant dans une boîte d’entrée physique ou numérique, parmi les 4 actions à entreprendre qui suivent:

• supprimer
• déléguer
• reporter
• traiter

J’utilise à titre personnel Gmail mais tout ce que je vous montrerai est absolument transposable sur la plupart des comptes de messageries.

Une précision s’impose.

Une boîte de réception n’est pas un lieu de stockage. C’est un outil de communication.

Tout comme il ne nous viendrait pas à l’idée de laisser lettres et prospectus dans notre boîte aux lettres, les emails arrivants dans celle-ci ne devraient qu’y transiter temporairement.

Comment gérer ses emails à la rentrée?

Supprimer et se désabonner

Ce sont les premières grandes actions à effectuer. Si le message ne vous intéresse pas ou que vous ne pouvez rien en faire, n’hésitez pas:

supprimez le!

Il peut-être judicieux d’en profiter pour se désabonner de listes qui ne vous apportent pas de véritables valeurs. Ce sera autant de temps de gagné la prochaine fois.

Archivez et stockez

Il arrive que l’on reçoive des informations qui, sans être exploitables immédiatement, méritent de demeurer à portée de clic. Ce peut-être des Newsletters portant sur un sujet qui nous tient particulièrement à coeur par exemple. Dans ce cas, créez des “dossiers”, attribuez des libellés et classez suivant la nature de l’objet.

Bien que la plupart des moteurs de recherches internes aux messageries soient performants et que je vous conseille fortement de les utiliser, je vous invite à tout de même structurer vos “dossiers” suivant une architecture de type parent-enfant comme on le ferait sous Windows.

Cela permet surtout de construire un schéma mental logique facilitant, quand cela est nécessaire, toutes recherches.

Si l’on reprend l’exemple des Newsletters, il peut être judicieux de programmer tout de suite des filtres afin d’orienter directement les nouveaux emails dans les dossiers adéquats sans transiter par le boîte de réception ce qui la désencombrera d’autant. 

En effet, ce type d’information, bien qu’intéressant, ne possède pas de caractère d’importance.

En ce qui concerne les fichiers ou photos joints, téléchargez les sur votre espace de stockage. Personnellement, une partie arrivera sur votre disque dur et l’autre sur votre Drive en fonction de la pertinence de les avoir ou pas en itinérance.

créez un dossier “_en attente”

Le dossier “_en attente” que vous allez créer recevra tous les messages 

• que vous allez déléguer
• pour lesquels vous attendez une réponse
• qui ne peuvent être exécutés immédiatement

Faites précéder “en attente “ d’un caractère spécial (_ ou @) afin de le positionner au dessus des autres “dossiers” d’archivage créés précédemment.

Pensez à consulter régulièrement ce dossier pour assurer le suivi des tâches déléguées ou bien programmez de nouvelles présentations d’emails à des dates ultérieures.

Créez un dossier “_action”

Deux cas de figure se présentent à nous:

• Soit le mail peut-être traité en moins de 2 minutes et auquel cas nous le faisons immédiatement.

• Soit il faut plus de temps et nous le classons dans ce dossier “_action” pour le traiter plus tard.

Attribuez des couleurs différentes aux icônes de suivi pour introduire différents degrés d’importance ou d’urgence.

Cette gestion de vos emails nécessite d’être réactualisée périodiquement. Une fois par semaine me semble être une bonne fréquence. Il ne sera pas rare de voir des emails changer de catégorie passant de _en attente à _action ou supprimé.

Il vous suffira simplement de changer les libellés.

En conclusion

Vous avez maintenant toutes les cartes en main pour gérer facilement et efficacement vos emails dès votre rentrée.

Vous pourrez aller encore plus loin en choisissant judicieusement le créneau horaire le plus adéquat pour ce type d’activité en fonction de votre niveau d’énergie).

Si vous avez aimé cet article, partagez le et mettez moi en commentaire la manière dont vous gérez vos emails. L’échange est toujours enrichissant.

Par Magali Cochez